【AI】AI 入门指南（三）：让 AI 用好你的资料，从上传文件到有据可查

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🎨你不能左右天气，但你可以改变心情；你不能改变过去，但你可以决定未来！

目录

一、接上第二篇：这一回要处理什么？

二、上传以后，先确认它实际读到了什么

三、让回答分清：原文、推导、建议和未知

1. 原文明确说明的内容，给出对应位置

2. 推导出来的结论，保留必要依据和算式

3. 建议可以提出，但要明确标注

4. 材料没有说明，就保留未知

四、引用存在，还要看它能否支持结论

五、多份资料有冲突，怎样处理？

1. 文件新旧，要结合用途判断

2. 无法判断的冲突，需要提出具体问题

3. 明确说明资料的采用规则

六、从依据表到通知草稿，完整做一遍

第一步：做一张简短的依据表

第二步：根据依据表生成草稿

第三步：检查每一句有没有来源

七、用几个问题，检查它有没有真正按资料回答

八、资料越来越多时，知识库和 RAG 能帮什么？

1. 检索到相关片段，仍需检查版本和条件

2. 参考资料和重新训练模型是不同环节

九、留下一份可以反复使用的提问模板

上一篇，我们用一场读书分享会，练习了怎样拆解任务、编写方案、处理预算变更，再逐项验收结果。

方案已经有了第二版：预算上限调整为 180 元，最多开放 28 个普通参加名额，取消了可选的纪念书签。

接下来，负责人又发来报名说明。你的文件夹里还留着旧预算表、场地规则和几份修改稿。

这时候，把材料一起交给 AI，再说一句“根据这些资料写通知”，就可能出现新的问题：旧预算混进了新方案，取消的书签又出现在通知里，场地总人数被写成了普通报名人数。

任务已经从“怎样生成内容”，变成了“怎样让内容准确对应资料”。

这一篇继续沿用读书分享会的案例，练习整理资料、指定版本、检查引用，以及处理材料没有说明的事情。

文中的文件、活动和回答均为教学示例，参考答案用于帮助核对，不代表某款模型的实测结果。

一、接上第二篇：这一回要处理什么？

这次的目标很具体：

根据场地说明、当前执行草案和报名补充，编写一份供审核的活动通知，并列出发布前仍需确认的事项。

仍然是一则通知，但依据已经分散在不同文件中。

我们先准备四份简化资料。为方便后面核对，每一条都加上编号。你可以把它们与后面的练习要求一起复制给 AI。

【材料A：场地说明v1】
状态：当前有效的场地约束。

A1：读书分享会使用图书馆二楼讨论室，
时间为10月25日14:00—16:00，
16:00前必须完成清场和场地交接。

A2：场地总人数最多30人，包含组织者。

A3：场地禁止饮食。

A4：投影设备是否可用，尚未确认。

【材料B：执行草案v2】
状态：当前采用的工作版本。

B1：组织者共2人。

B2：当前预算上限为180元。

B3：已取消可选的纪念书签。

B4：预计采购金额65元，另预留35元机动金额。
这些是预算安排，材料未提供实际支出记录。

B5：满额时计划分为4组，每组7名普通参加者。
最终报名人数尚未确定。

B6：具体书目和导读内容尚未确认。

【材料C：报名补充v1】
状态：负责人提供的报名信息，供当前活动使用。

C1：报名方式为班级群接龙。

C2：报名截止时间为10月23日18:00。

【材料D：执行草案v1】
状态：旧版存档，仅用于历史对照。

D1：预算上限为300元。

D2：拟采购30张纪念书签。

D3：预计采购215元，另留35元机动金额，
合计安排250元。

这里的采用关系，由提供资料的人明确说明：

• 材料 A 是需要遵守的场地约束。
• 材料 B 是当前采用的执行草案。
• 材料 C 补充报名信息。
• 材料 D 是存档，不能作为本次通知的当前依据。

先把这层关系说明白，后面的回答才有清楚的范围。

二、上传以后，先确认它实际读到了什么

“文件已经上传”和“文件里的内容已经被准确使用”，中间还存在几个环节。

文件可能没有解析成功，扫描件可能出现文字识别错误，表格也可能丢掉行列关系。对于较长的资料，产品还可能通过检索选取部分内容供模型参考。

所以，第一轮可以先检查资料的读取情况：

请先检查我提供的资料，暂时不要写通知。

列出：
1. 你实际能够读取的材料名称。
2. 每份材料的版本和状态。
3. 与本次通知有关的关键条款及编号。
4. 无法读取、内容缺失或含义不清楚的地方。

请用材料中的具体内容说明，
不要只回答“已经阅读并理解全部文件”。

如果它能指出 A2 的人数限制、B3 的书签取消安排，以及 C2 的报名截止时间，我们就有了几个可检查的依据。

但这只能说明这些内容被成功提取，不能据此认定整份长文件都已经被完整检查。

处理真实资料时，还可以做两件小事：

• 对扫描件中的日期、金额、人数等关键内容，回到原文件看一眼。
• 对长文档，围绕当前问题定位相关章节，再检查引用附近的上下文。

尤其要留意“包含”“不超过”“预计”“尚未确认”这类词。少看几个字，结论就可能变了。

三、让回答分清：原文、推导、建议和未知

根据资料回答问题时，常见内容可以分成四类：

这四类内容可以同时出现在一次协作里，但表达时需要区分。

1. 原文明确说明的内容，给出对应位置

例如：

当前预算上限为180元。依据：B2。

读者可以直接回到 B2 检查。

2. 推导出来的结论，保留必要依据和算式

普通参加名额最多为 28 个，来自两条信息：

A2：场地总人数最多30人，包含组织者。
B1：组织者共2人。

普通参加名额上限 = 30 – 2 = 28人。

这里的 28 人是根据材料算出的上限。

它没有说明已经有 28 人报名。实际报名人数仍然未知，B5 也保留了这一状态。

3. 建议可以提出，但要明确标注

“建议在接龙消息中注明人数上限”，是一项可以讨论的建议。

如果把它写成“负责人要求接龙消息必须注明人数上限”，就给材料增加了一项并不存在的要求。

AI 可以参与完善方案。新提出的做法需要保留“建议”身份，采用之后再更新任务记录。

4. 材料没有说明，就保留未知

四份材料里，没有任何一条说明活动是否收费。

因此，回答应该是：

当前材料未说明是否收取报名费用，需要向负责人确认。

“活动有预算”“这是校园活动”“没有看到收费条款”，都不足以推出“活动免费”。

把未知留在答案里，能让后续确认有明确方向。

四、引用存在，还要看它能否支持结论

给回答附上编号，是一个好的开始。下一步要检查：那个编号对应的内容，能不能支持这句话？

看三个例子：

这几条引用都能找到对应条目，结论仍然有问题。

检查引用时，可以顺着下面几个问题看：

在 AI 应用中，把输出关联到可核查信息来源的做法，常被称为 Grounding。它有助于约束回答并提供核对入口。Google Cloud 的相关说明介绍了这一思路。

具体使用时，仍然要打开来源，检查引用与结论之间的关系。

五、多份资料有冲突，怎样处理？

本例中，300 元与 180 元同时存在，但材料已经明确说明：

• 300 元来自旧版存档。
• 180 元来自当前采用的版本。

所以，当前方案使用 180 元，旧金额可以留在变更记录中。

这类情况可以根据明确的采用关系处理。

1. 文件新旧，要结合用途判断

一份文件叫“最新版”，或者修改时间更晚，不能单独证明其中所有内容都取代了原有要求。

例如，负责人新发来的报名补充，可能只补充报名方式和截止时间。它没有提到预算，就不能据此推断预算也发生了变化。

整理资料时，最好同时说明：

这份文件更新了哪些内容，哪些原有条件继续有效。

2. 无法判断的冲突，需要提出具体问题

假设新补充中出现一句：

本次开放30个普通参加名额。

它就会与场地限制产生冲突：

30名普通参加者 + 2名组织者 = 32人

这超过了 A2 给出的 30 人总容量。

此时，更合适的处理是把冲突摆出来：

新补充中的普通报名名额，与场地总人数限制不一致。请确认是否有场地容量或组织者人数的正式变更；在取得确认前，当前条件只能支持最多28个普通名额。

问题越具体，后续沟通越容易解决。

3. 明确说明资料的采用规则

可以给 AI 加上这段要求：

资料出现不同说法时，请先判断：

1. 是否已经明确标注了当前版本和存档版本。
2. 新资料具体更新了哪些内容。
3. 是否涉及仍然有效的场地限制或其他条件。

无法依据材料判断时，
列出双方说法、各自来源和需要确认的问题。

不要自行编造一种解释把冲突合并掉。

六、从依据表到通知草稿，完整做一遍

现在，我们已经知道当前该采用哪些材料，也分清了明确事实、推导和未知。

接下来，先整理通知需要使用的内容。

第一步：做一张简短的依据表

“材料未说明”这一项，没有可引用的肯定条款。应当说明当前提供的资料中没有找到依据，不能虚构一个来源编号。

第二步：根据依据表生成草稿

请根据当前资料和已核对的依据表，
编写一份供审核的班级群活动通知。

要求：
1. 只使用当前有效的材料。
2. 保留时间、地点、普通参加名额和报名信息。
3. 不写材料没有支持的宣传承诺。
4. 通知正文和内部待确认事项分开输出。
5. 正文之后附简短依据表，方便审核。

参考草稿可以是：

【读书分享会】

10月25日14:00—16:00，我们将在图书馆二楼讨论室举办读书分享会，普通参加名额最多28个。

请于10月23日18:00前在班级群接龙报名。场地禁止饮食，请提前留意。

内部待确认事项

• 确认具体书目及是否需要提前阅读。
• 确认是否收取报名费用，以及通知中如何说明。
• 由负责人审核通知内容并决定发布时间。

通知正文使用已有依据。待确认事项则留给组织者处理。

内部的预算安排、旧版变更记录，也不必全部放进面向参加者的通知。

依据需要足够完整，输出内容还要符合读者的用途。

第三步：检查每一句有没有来源

审核时，可以把正文拆成几个可以判断的句子：

• 活动时间与地点：A1 支持。
• 普通名额最多 28 个：A2、B1 共同支持。
• 接龙报名：C1 支持。
• 报名截止时间：C2 支持。
• 禁止饮食：A3 支持。

如果正文额外出现“无需提前阅读”“现场提供书签”“活动全程免费”，就要回到资料检查。当前材料无法支持这些表述。

七、用几个问题，检查它有没有真正按资料回答

比起问一句“你确定吗”，提出几个有明确核对标准的问题，更容易发现具体错误。

下面是人工整理的参考答案，你可以用自己使用的工具逐题练习：

如果某个问题答错，先找错在什么位置。

例如，书签问题答错，可能采用了 D2，却没有使用 B3；人数问题答错，可能漏掉“包含组织者”；支出问题答错，则可能没有区分预算和实际记录。

定位以后，再提出针对性的修改要求：

上一轮关于书签的回答使用了存档材料D2，
但当前版本B3已经取消了书签。

请修正这一项，
并检查正文里是否还有其他沿用旧版安排的内容。

把容易出错的问题保存下来，以后更换工具、加入新文件或更新版本时，还可以再次核对。

八、资料越来越多时，知识库和 RAG 能帮什么？

本例只有几份短资料，直接放进对话里就便于练习。

当材料变成几十份文档、长期更新的项目记录或大量产品说明时，可能就需要先查找相关内容，再让模型回答。

你会经常看到一个词：RAG，检索增强生成。

从使用者角度，可以先理解为：

提出问题 → 查找相关资料片段 → 将片段提供给模型 → 结合资料生成回答

经典的 RAG 研究将检索机制与生成模型结合起来。微软的入门课程也介绍了文档处理、检索和生成的基本过程。

这里还要注意两件事：

1. 检索到相关片段，仍需检查版本和条件

结合本例，很容易理解可能出现的问题：

• 找到了旧版预算，没有找到当前版本。
• 找到了“总人数30人”，却漏掉“包含组织者”。
• 资料片段正确，但回答把预算解释成了支出。

所以，接入知识库以后，文档版本、片段上下文和输出核对仍然有作用。

2. 参考资料和重新训练模型是不同环节

知识库问答通常通过检索内容，为当前回答提供参考。至于具体产品如何处理上传文件，需要看其功能说明。

对于新手，先练习整理清楚几份材料、标明采用关系，并检查回答依据，就已经能解决很多实际问题。

等到确实出现“资料多到难以手动查找”“同一批材料需要反复问答”等需求时，再进一步了解知识库工具和 RAG。

九、留下一份可以反复使用的提问模板

下面这份模板适合文档问答、项目资料整理，以及根据材料起草内容。使用时按任务删减即可。

【本次任务】
我要根据资料完成：
【具体问题或交付物】

【资料范围】
【材料名称、版本、用途和状态】

【采用关系】
【哪些当前有效，哪些仅供参考，哪些是存档】

请按以下方式处理：

1. 先列出与任务有关的关键资料及位置。
2. 事实结论附上对应来源。
3. 需要计算或推导的结论，列出必要依据和算式。
4. 新提出的建议单独标注。
5. 材料没有说明的内容，明确写“当前材料未说明”。
6. 无法判断的冲突，列出双方来源和待确认问题。
7. 无法读取或无法定位的内容，直接说明。

【输出要求】
【回答、草稿、依据表、待确认事项等】

请保留原文中的范围、条件、单位和状态，
特别注意“最多”“包含”“预计”“尚未确认”等表述。

可以拿自己经常使用的两份资料试一次。

先问一个能在原文里直接找到答案的问题，再问一个需要结合条件计算的问题，最后问一个资料没有说明的问题。

检查它能否分别给出原文依据、必要推导和清楚的未知状态。

当你能沿着答案找到对应材料，也能指出哪一步推导有误、哪一项仍需确认时，你就开始能够判断：这份结果为什么可以使用，以及它还缺少什么。