第12章：执行过程组
执行过程组是项目管理中“动手做”的阶段，就像一次旅行的实际出行过程。它负责完成项目管理计划中确定的工作，满足项目要求。本章涵盖10个过程，它们并行开展，共同推动项目向前发展。执行过程组通常消耗绝大部分项目预算、资源和时间，并且在此过程中可能会触发变更请求，进而调整计划。
执行过程组概述
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包含的过程：共10个，分属不同知识领域：
- 整合管理：指导与管理项目工作、管理项目知识
- 质量管理：管理质量
- 资源管理：获取资源、建设团队、管理团队
- 沟通管理：管理沟通
- 风险管理：实施风险应对
- 采购管理：实施采购
- 干系人管理：管理干系人参与
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主要作用：根据计划执行为满足项目要求、实现项目目标所需的项目工作。
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需要开展的11类工作：
- 获取团队和实物资源。
- 建设和管理团队，分配实物资源。
- 按采购计划开展采购。
- 领导团队执行工作，收集工作绩效数据，完成可交付成果。
- 管理质量，执行质量管理体系。
- 执行批准的变更请求。
- 执行风险应对策略。
- 执行沟通管理计划。
- 执行干系人参与计划。
- 管理项目知识，促进知识分享和转移。
- 培训项目团队成员和干系人。
形象解释：执行过程组就像开车去目的地，需要加油（获取资源）、检查车况（管理质量）、保持联系（管理沟通）、处理突发状况（实施风险应对）、与乘客互动（管理干系人参与），还要记录沿途经验（管理项目知识）。
12.1 指导与管理项目工作
- 定义：为实现项目目标而领导和执行项目管理计划中确定的工作，并实施已批准变更的过程。
- 主要作用：对项目工作和可交付成果开展综合管理，提高项目成功的可能性。
- 开展时间：整个项目期间。
关键点：
- 项目经理通常组织项目开工会议，宣布项目正式进入执行阶段。
- 通过会议（如开工会议、技术会议、每日站会等）讨论和解决事项。
- 收集工作绩效数据，供监控过程组分析。
- 执行已批准的变更（纠正措施、预防措施、缺陷补救）。
主要输入：
- 项目管理计划（所有子计划及基准）
- 项目文件：变更日志、经验教训登记册、里程碑清单、项目沟通记录、项目进度计划、需求跟踪矩阵、风险登记册、风险报告
主要输出：
- 可交付成果：任何独特、可核实的产品、成果或服务能力。
- 工作绩效数据：原始观察结果和测量值，如实际开始/完成日期、已完成工作、缺陷数量等。
- 问题日志：记录和跟进所有问题的文件，包括问题类型、优先级、责任人、解决日期等（示例见表12-1）。
- 变更请求：关于修改文件、可交付成果或基准的正式提议，包括纠正措施、预防措施、缺陷补救、更新（示例见图12-3）。
12.2 管理项目知识
- 定义：使用现有知识并生成新知识，以实现项目目标，并帮助组织学习的过程。
- 主要作用：利用已有组织知识创造或改进项目成果，使当前项目创造的知识可用于未来项目。
- 开展时间：整个项目期间。
关键点：
- 知识分显性知识（易编撰）和隐性知识（个体经验、信念等）。
- 核心是营造相互信任的氛围，激励分享知识。
- 知识管理活动：知识获取与集成、知识组织与存储、知识分享、知识转移与应用、知识管理审计。
主要输入：
- 项目管理计划（各子计划及基准）
- 项目文件：经验教训登记册、项目团队派工单、资源分解结构、供方选择标准、干系人登记册
- 可交付成果
主要输出：
- 经验教训登记册：记录挑战、问题、风险、机会等，在项目早期创建并持续更新。项目结束时归入组织过程资产。
形象解释：管理项目知识就像写旅行日记，记录哪里好玩、哪里坑，下次旅行就能避免踩坑，还能分享给朋友。
12.3 管理质量
- 定义：把组织的质量政策用于项目，并将质量管理计划转化为可执行的质量活动的过程。
- 主要作用：提高实现质量目标的可能性，识别无效过程和导致质量低劣的原因，促进过程改进。
- 开展时间：整个项目期间。
关键点：
- 将质量管理计划转化为具体活动，如质量保证、过程改进。
- 审计质量过程，总结经验教训。
- 根据质量控制测量结果评价质量管理绩效。
主要输入：
- 项目管理计划（质量管理计划）
- 项目文件：经验教训登记册、质量控制测量结果、质量测量指标、风险报告
主要工具与技术：
- 数据收集：核对单
- 数据分析：备选方案分析、文件分析、过程分析、根本原因分析
- 决策：多标准决策分析
- 数据表现：亲和图、因果图（鱼刺图）、流程图、直方图、矩阵图、散点图
- 审计：独立审查项目活动是否符合政策、过程与程序
- 面向X的设计：优化产品特性（如可靠性、安全性）
- 问题解决：结构化方法解决问题
- 质量改进方法：戴明环、六西格玛等
主要输出：
- 质量报告：图形、数据或定性文件，包含质量管理问题、改进建议等
- 测试与评估文件：如核对单、需求跟踪矩阵
形象解释：管理质量就像厨师在烹饪过程中不断检查菜品味道、改进流程，确保最终菜品美味。
12.4 获取资源
- 定义：获取项目所需的团队资源、设施、设备、材料、用品和其他资源的过程。
- 主要作用：概述和指导资源的选择，并将其分配给相应的活动。
- 开展时间：根据需要在整个项目期间定期开展。
关键点：
- 资源可来自内部（职能经理分配）或外部（采购）。
- 通过谈判获取资源，特别是矩阵型组织中。
- 对获得的资源进行分析，合理分配工作。
主要输入：
- 项目管理计划：资源管理计划、采购管理计划、成本基准
- 项目文件：项目进度计划、资源日历、资源需求、干系人登记册
主要工具与技术：
- 决策：多标准决策分析（根据可用性、成本、能力、经验等选择资源）
- 人际关系与团队技能：谈判（与职能经理、其他项目团队、外部组织）
- 预分派：事先确定资源（如竞标承诺、特定专有技能）
- 虚拟团队：利用通信技术组建跨地域团队
主要输出：
- 物质资源分配单：记录材料、设备等实物资源分配
- 项目团队派工单：记录团队成员及其角色职责
- 资源日历：识别每种资源可用时间段
形象解释：获取资源就像为旅行准备物资和人员：租车、买装备、招募队友，确保一切就绪。
12.5 建设团队
- 定义：提高工作能力、促进团队成员互动、改善团队整体氛围，以提高项目绩效的过程。
- 主要作用：改进团队协作、增强人际关系技能、激励员工、减少摩擦、提升项目绩效。
- 开展时间：整个项目期间。
关键点：
- 高效团队特征：开放沟通、相互信任、建设性冲突管理、合作决策。
- 塔克曼阶梯理论：团队发展五个阶段——形成、震荡、规范、成熟、解散。
- 目标：提高知识和技能、增强信任、创建协作文化、提高决策参与。
主要输入：
- 项目管理计划（资源管理计划）
- 项目文件：经验教训登记册、项目进度计划、项目团队派工单、资源日历、团队章程
主要输出：
- 团队绩效评价：评价团队有效性，指标包括个人技能改进、团队能力改进、离职率降低、凝聚力加强等
形象解释：建设团队就像训练一支球队，从陌生到默契，最终能默契配合赢得比赛。
12.6 管理团队
- 定义：跟踪团队成员工作表现、提供反馈、解决问题并管理团队变更，以优化项目绩效的过程。
- 主要作用：影响团队行为、管理冲突以及解决问题。
- 开展时间：整个项目期间。
关键点：
- 综合运用沟通、冲突管理、谈判、领导技能。
- 分析冲突背景、原因、阶段，采用适当方法解决。
- 考核团队绩效，反馈结果，评估培训效果。
主要输入：
- 项目管理计划（资源管理计划）
- 项目文件：问题日志、经验教训登记册、项目团队派工单、团队章程
- 工作绩效报告
- 团队绩效评价
主要工具与技术：
- 人际关系与团队技能：
- 冲突管理：冲突五阶段（潜伏、感知、感受、呈现、结束）；解决方法：撤退/回避、缓和/包容、妥协/调解、强迫/命令、合作/解决问题。
- 制定决策、情商、影响力、领导力。
- 项目管理信息系统：如资源管理软件。
主要输出：项目管理计划更新、项目文件更新等（但文档中未详细列出，通常会有变更请求等）。
形象解释：管理团队就像球队教练，随时观察队员状态，解决内部矛盾，激励士气，调整战术。
12.7 管理沟通
- 定义：确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程。
- 主要作用：促成项目团队与干系人之间的有效率且有效果的沟通。
- 开展时间：整个项目期间。
关键点：
- 有效率的沟通：只给需要的信息；有效果的沟通：正确时间、正确信息、正确人。
- 沟通技术：发送方-接收方模型、媒介选择、写作风格、会议管理、演示、引导、积极倾听。
- 将工作绩效报告发送给干系人。
主要输入：
- 项目管理计划：资源管理计划、沟通管理计划、干系人参与计划
- 项目文件：变更日志、问题日志、经验教训登记册、质量报告、风险报告、干系人登记册
- 工作绩效报告
主要工具与技术：
- 沟通技术、沟通方法、沟通技能、项目管理信息系统、项目报告、人际关系与团队技能、会议
主要输出：
- 项目沟通记录：绩效报告、可交付成果状态、进度进展、成本、演示等
形象解释：管理沟通就像保持对讲机畅通，确保队友之间信息准确传递，避免误会。
12.8 实施风险应对
- 定义：执行商定的风险应对计划的过程。
- 主要作用：确保按计划执行商定的风险应对措施，管理整体项目风险，最小化威胁，最大化机会。
- 开展时间：整个项目期间。
关键点：
- 常见问题：只发现不执行。需确保风险责任人实际采取行动。
- 项目经理作为整体项目风险责任人，需组织资源处理风险。
主要输入：
- 项目管理计划（风险管理计划）
- 项目文件：经验教训登记册、风险登记册、风险报告
主要输出：项目管理计划更新、项目文件更新等。
形象解释：实施风险应对就像遇到下雨就撑伞，遇到好天气就享受阳光，提前准备的措施要真正用起来。
12.9 实施采购
- 定义：获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。
- 主要作用：选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议。
- 开展时间：根据需要在整个项目期间定期开展。
关键点：
- 采购形式：直接采购、邀请招标、竞争招标。
- 招投标流程：招标、投标、评标、授标。
- 评标方法：加权打分法、筛选系统、独立估算。
主要输入：
- 项目管理计划：范围管理计划、需求管理计划、沟通管理计划、风险管理计划、采购管理计划、配置管理计划、成本基准
- 项目文件：经验教训登记册、项目进度计划、需求文件、风险登记册、干系人登记册
- 采购文档：招标文件、采购工作说明书、独立成本估算、供方选择标准
- 卖方建议书
主要输出：
- 选定的卖方：最有竞争力的投标人
- 协议：具有法律约束力的合同，包含工作说明书、进度、支付条款、验收标准等
形象解释：实施采购就像货比三家买东西，比较报价、质量、服务，最后签合同成交。
12.10 管理干系人参与
- 定义：与干系人进行沟通和协作以满足其需求与期望、处理问题，并促进干系人合理参与的过程。
- 主要作用：让项目经理能够提高干系人的支持，并尽可能降低干系人的抵制。
- 开展时间：整个项目期间。
关键点：
- 根据干系人参与计划，通过沟通引导干系人参与。
- 记录问题到问题日志，提出变更请求。
- 活动包括：引导参与、管理期望、处理风险、澄清问题。
主要输入：
- 项目管理计划：沟通管理计划、风险管理计划、干系人参与计划、变更管理计划
- 项目文件：变更日志、问题日志、经验教训登记册、干系人登记册
主要输出：问题日志更新、变更请求、项目管理计划更新、项目文件更新等。
形象解释：管理干系人参与就像维护人际关系，经常沟通，解决问题，让大家支持你的工作。
